Чистая трудовая книжка. Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

ФАЙЛЫ

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

• государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
• банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

• сотрудник отдела кадров,
• секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
• либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем , в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью , пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

• название документа,
• наименование организации-работодателя,
• должность ответственного лица,
• фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
• данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
• номер трудовой книжки,
• дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Трудовая книга (ТК) – это основной документ, отражающий сведения о работе физического лица.

Предоставляется при оформлении на постоянное место работы и владельца в статусе:

• работника соответствующей квалификации;
• специалиста, занимавшего соответствующие должности;
• опытного или начинающего работника;
• с наличием или при отсутствии дисциплинарных взысканий.

ТК – документ строгой отчётности , внесение записей в который может осуществляться лишь . На протяжении всего периода работы в компании или организации, находится в ведении работодателя, который несёт за её хранение ответственность.

Она должна храниться в укромном месте, в несгораемом шкафу, ключи от которого могут иметься лишь у работодателя и уполномоченного лица и на руки при надлежащем оформлении.

Аналогичное отношение к бланкам ТК, которые выписываются под отчёт, хранятся в недоступном для работников месте и выдаются по необходимости вновь прибывшим на работу лицам. Могут выдаваться и тем, у кого трудовая книжка утеряна.

Примечательно, что бланками трудовой книжки Российской Федерации лица обеспечиваются только у работодателя, который приобретает их у лицензированных распространителей. Самостоятельно приобретать бланк недопустимо, так как это может повлечь нелицеприятные юридические последствия – трудовая книжка РФ может быть признана незаконной.

В настоящее время используются только новые бланки ТК, они имеют одинаковый год издания – 2003. Сами трудовые могут быть двух типов.

Некоторые из них оформлены на бланках 1977 года. И те, и другие – актуальны при приёме на работу и для оформления пенсионных пособий.

Приём и выдача трудовых книжек производится в и вкладышей к ним. Получение и выдача бланков трудовых и бланков вкладышей регистрируется в .

Кроме этого, документами строгой отчётности являются вкладыши в трудовую книжку. Они вшиваются в документ тогда, когда сама трудовая книжка заканчивается, в них работодатель продолжает вносить сведения о работнике. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошита и опломбирована. Как это сделать — читайте .

Размеры и форма

Книжки имеют стандартные размеры и чёткую прямоугольную форму. В силу этого опытный работодатель определит подлинную трудовую с первого взгляда.

Тем не менее, нужно учитывать, что стандартные ходовые имеют несущественные отличия уже в обложке. Она может быть картонной серого цвета, а может иметь тёмно-синий или тёмно-зелёный цвет. При этом не все из них сделаны из одинакового материала. Причина в том, что книжки бывают двух типов, в частности (в сантимертах):

• ТК выпуска 1977 года — 10х14 см;
• ТК выпуска 2003 года — 8,8х12,5 см.

Во избежание подделок этого продукта, каждый лист обеспечен защитой:

1. ТК старого образца имеют змеевидные водяные знаки, которые легко просматриваются на просвет.
2. Книжки нового образца на просвет позволяют рассмотреть водяные знаки в виде букв ТК по всему формату листа. Кроме этого они обеспечены решётчатым рисунком, плавно изменяющим цвет к середине листа.

Знайте, сколько страниц в трудовой книжке. Их количество в старых — 40, а в новых – 46. Новые образцы .

Изредка встречаются трудовые книжки старого образца, в которых отсутствует даже печать на титульном листе.

Эти довоенные экземпляры также действительны при подсчёте трудового стажа. Уже практически не встретишь работника, который пришёл бы к работодателю с подобной книжкой, но иметь в виду их наличие, нужно.

Как она выглядит, вы сможете посмотреть чуть ниже.

Книжка, как подобает документу подобного рода, начинается с , на котором указаны личные данные работника. К ним относятся фамилия, имя, отчество, и квалификации.

Как титульный лист, так и остальные разделы должны оформляться грамотно и аккуратно. Внутри она обеспечена разделами:

• сведения о работе;
• сведения о .

В сведениях о работе указываются:

1. Порядковые номера вносимых записей , соответствующие приёму на работу граждан, их увольнению с работы. Также нумеруются записи о переименовании организации, о внутренних кадровых перемещениях, производимых в адрес владельца книжки.
2. Дата приёма или увольнения, а , повышения (понижения) в должности, переименования предприятия.
3. Записи о правовых процедурах , связанных с трудовой деятельностью лица. С указанием правового основания произведённой записи, извлечённой из Трудового кодекса РФ.
4. Приказ, на основании которого произведена запись.

Зачем и для чего нужна трудовая книжка: её назначение

При поступлении гражданина на работу, уже при собеседовании могут затребовать трудовую, которая в своём роде характеризует его деловые качества и отражает представление о нём как компетентном и дисциплинированном работнике и наоборот. Все эти сведения легко получить, так как специфика увольнения по дисциплинарному взысканию отражена в сведениях о работе соответствующей записью.

Несмотря на то, что некоторые не предусматривают внесение сведений о приёме и увольнении, по желанию работника такая запись должна быть сделана. Работодатель не имеет права отказать заявителю во внесении записи в ТК.

Пока гражданин работает в организации , её руководитель, кадровик или уполномоченное лицо отвечают за хранение этого документа. При этом вероятны ситуации, в которых ТК потребуется.

В этом случае, чтобы избежать ответственности за её утерю, на основании трудовой книжки выдают . Она полностьюотражает все сведения, копирует их. Если затребованы не все имеющиеся в ТК сведения, а лишь их часть – работодатель .

Если работающее лицо решит пройти собеседование в другой организации, оно вправе воспользоваться выпиской. Выписка нужна для подтверждения текущего места работы гражданина и выборочных сведений.

По завершении трудовой деятельности и выходе на пенсию, работник не обязан увольняться тот час. Но подлинник трудовой потребуется предъявить в пенсионный страховой фонд для . То есть, без предъявления ТК не будет предоставлено пенсионное свидетельство.

При получении загранпаспорта также требуется пакет документов, в котором содержится копия трудовой. Её предъявляют при условии официального трудоустройства гражданина, актуального на текущий момент.

По трудовой книжке, уполномоченные организации определяют – имел ли выезжающий за границу гражданин допуск к секретной информации, что может сыграть роль при посещении некоторых (или всех) стран. Если лицо , к нему могут вменить санкции, заподозрив, что нужные сведения скрываются. А проведение проверки на их действительность потребует немалого времени.

Для того, чтобы заполнить и завести трудовую книжку, работодатель обязан затребовать документы:

• паспорт;
• диплом о высшем или среднем образовании;
• свидетельства, сертификаты, дипломы о повышении квалификации;
• для отслуживших в рядах ВС – .

Сменившие фамилию замужние женщины предоставляют свидетельство о браке.

На каждом предприятии, где трудится гражданин, его трудовая книжка участвует в кадровом делопроизводстве с момента заполнения трудового договора. По регламенту запись об устройстве на работу должна быть сделана не позднее 5 дня работы. В противном случае работодателя ожидают правовые последствия.

В последнее время предоставление ТК стало обязательным, . Обязательно внесение записей в ТК, в том числе – для руководителей предприятий, учредителей ООО. Процедура оформления трудовой несколько сложнее , но полномочия шире. В принципе, в праве сделать запись в ТК самостоятельно.

После увольнения документ должен быть выдан по требованию лица в день внесения записи в книжку. Если этого не произошло, не позднее 3-х дней с момента внесения записи, работодателю надлежит предоставить работнику ТК по собственной инициативе. При его отсутствии на рабочем месте и отказе контактировать – требуется выслать уведомление заказным письмом.

То есть срок действия начинается с момента начала работы, а завершается – в день увольнения. Книжка уволенного работника на предыдущем месте работы утрачивает свою юридическую силу.

Если книжка закончилась, её срок действия не истекает . В неё требуется . Впоследствии вкладыш станет частью трудовой, где продолжится внесение записей.

Со скольки лет выдается

Документ может заводиться с того возраста, когда подросток вправе устраиваться на постоянное (или иное) место работы, где проработал более 5 дней, в соответствии с положениями ст. 63 ТК РФ .

По Трудовому законодательству таким возрастом определено достижение 14 лет, когда наступает частичная дееспособность граждан. Но при устройстве на работу несовершеннолетнего потребуется заявление от родителей о том, что они не возражают по поводу его трудовой деятельности, которая может осуществляться в свободное от учёбы время.

В этом случае работодатель разделяет с ними свою ответственность, а также родители компенсируют расходы на бланки трудовой, которые потребуются для достойного оформления подростка на работу. С 15 лет несовершеннолетний может трудоустроиться самостоятельно, но только для выполнения лёгкой работы.

С 16 лет он вправе заключать трудовой договор и получать трудовую книжку. Опытные работодатели и кадровики во всех случаях приёма на работу лиц, не достигших 18 лет, требуют заявления от родителей. Это позволяет им избежать придирок со стороны инспекторов ГИТ, а также получить подстраховку на случай непредвиденных обстоятельств.

Нормативно-правовые документы

Все действия с ТК регламентируются законодательными нормами правилами. В гл. 10, 11 Трудового кодекса рассмотрены положения кадрового делопроизводства. Регламент , вкладышей и сопутствующей документации представлен:

1. Ст.66, ст.77, п.5, ст.83 ТК РФ.
2. Правилами ведения и хранения ТК, утверждёнными постановлением Правительства РФ 16.04.03, № 225.
3. Инструкциями по заполнению ТК, утвержденными Минтруда РФ 10.10.03, № 69.

В статье 66 отражается работа с трудовыми книжками. При составлении Инструкций (№ 69), основой стала именно эта законодательная база.

Здесь указаны все требования, которым надлежит следовать в порядке работы с ТК при приёме на работу, в том числе – , а также регламентированы остальные позиции заполнения документа.

Трудовой кодекс — Трудовая книжка. Глава 11, Статья 66.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

К ним относятся и пункты внесения сведений о поощрениях и награждениях. Статья оглашает, что при приёме на работу ТК должна быть заведена не позднее 5 дней. должна быть сделана в тот же день.

Инструкции поясняют данные в ст.66 положения – расширенно. Здесь предписаны все действия и их алгоритм, который нужно соблюдать при правильном оформлении работника. До малейшей детали рассмотрены правила нумерации записей, внесения дат и сведений о приёме и увольнении.

Прописаны правила на титульном листе и при внесении записей. Даны готовые формулировки, которые можно использовать в разнообразных ситуациях приёма и увольнения работников. Даются стандарты использования символов, чернил, а также – готовые матричные образцы записей.

Обращается внимание на такие факты, как , которые вносятся наряду с прочими записями, но в особом формате.

Постановление (№ 225) отражает все правила организационной работы с ТК и книжек. Оно определяет нормы их приобретения, хранения. Указывает, как вести учёт в журнале, а также и подготовки к работе. Эти важнейшие аспекты деятельности с книжками должны полностью совпадать с установленным в документе регламентом.

П.5, ст.83 ТК РФ применяется в тех случаях, когда работник увольняется в силу непредвиденных обстоятельств. К таковым зачастую относятся случаи, когда гражданин получает пенсию по инвалидности или иным образом не имеет возможности продолжать трудовую деятельность.

Этот момент позволяет сделать запись при отсутствии работника, а на основании документов, которые отражают необходимость увольнения.

Ст. 77 ТК РФ полностью отражает правила и причины расторжения трудового договора , к числу которых могут относиться:

• договорённость сторон;
• истечение срока договора;
• по инициативе работника;
• по инициативе работодателя и т.п.

Где находится архив трудовых книжек?

Каждое предприятие по правилам текущего делопроизводства имеет архивный отдел. Если такового не предусмотрено, архив находится в вышестоящей организации. Индивидуальным предпринимателям требуется иметь несгораемый шкаф, в котором хранится архивная документация.

Все не полученные работниками вместе с остальными ТК в течение з лет до передачи в архив.

В случае участь ТК следующая:

1. Её могут забрать родственники умершего, представив свидетельство о смерти владельца.
2. Она может остаться на рабочем месте.

Если документы никто не затребовал, трудовая книжка покойного (и иного лица) сдаётся в архив. В архиве книжки должны храниться не менее 75 лет.

Если книжка на двух языках

ТК старого образца (1977 года) могут быть двуязычными. Такая социокультурная политика проводилась в Советском Союзе – граждане республик имели документы на двух языках. По принципу применения они ничем не отличаются от тех, которыми пользовались граждане РФ в этот период.

Во многих случаях кадровики, не знавшие языка национальной республики, не вносили записей в ту часть, которая предполагала наличие соответствующих записей.

Работодатель при работе с такими ТК должен пользоваться тем же алгоритмом , что и при работе с обычными экземплярами. Записи на втором языке нужно просто игнорировать, так как в случае их наличия – они в точности дублируют те, которые имеются на русском языке. А в случае их отсутствия – никаких потерь сведений не происходит. Эти трудовые имеют надлежащее качество.

Книжка не является самостоятельным документом. Для её применения обязателен паспорт, в крайнем случае – документ, удостоверяющий личность владельца. Соответственно, все внесённые на титульный лист сведения должны соответствовать паспортным данным лица.

При условии совпадения сведений во всех документах, что свойственно гражданам мужского пола , работодатель оформляет книжку или вносит в неё соответствующую запись. Для женщин, которым свойственно при вступлении в брак менять фамилию, приходится прилагать небольшие дополнительные усилия.

Установление факта принадлежности ТК в этом случае должно осуществляться на основании предоставления свидетельства о браке или иного документа, который стал причиной смены фамилии (имени, отчества). Лицо пишет заявление на имя руководителя, в котором указывает причину произведённых в документации изменений. К заявлению об установлении факта принадлежности трудовой книжки прилагают обозначенные документы и просят:

• идентифицировать ТК;
• внести в трудовую книжку соответствующие изменения.

В некоторых особо сложных ситуациях, граждане собирают документы и подтверждения с предшествующего места работы. А также могут обратиться в трудовую инспекцию, если трудовая книжка была утеряна несколько лет назад, но её целесообразно восстановить.

Если нашлась утерянная ТК

Нередки случаи, когда вместо утерянной книжки работнику заводят дубликат. Если после этого трудовую книжку найдут – она может:

1. Не использоваться, если в дубликате отражены все сведения о работе.
2. Использоваться, если в дубликате нет всех сведений и в книжку легче внести записи с последнего места работы, чем добрать справки за дубликат.

Ни в одном документе не прописаны санкции против (и более ТК). Но при получении пенсии и подсчёта стажа, будет принята только одна книжка, а остальные полностью утратят смысл.

Если найденная трудовая логично восстанавливает утраченный и не восстановленный в дубликате период, то при начислении пенсии нужно добиваться, чтобы его включили на основании первой ТК.

Электронная

Пока идёт обсуждение целесообразности внедрения в кадровое делопроизводство электронных трудовых книжек, многие граждане уже пользуются ими. К таковым относятся лица, которые трудоустраиваются через Федеральный центр и некоторые региональные центры занятости.

Подобные сведения на электронных носителях имеют пенсионные фонды . Однако в них отсутствует информация о стаже лица в советский и перестроечный периоды.

В текущий момент это аналог обычной книжки, но используемой только на электронном носителе. При этом не упраздняется её бумажный экземпляр. М

нение в отношении электронных книжек не однозначно, но планирование поэтапного перехода исключительно на электронные образцы уже происходит.

Основная загвоздка в этом вопросе – наличие единой регистрационной базы работающих граждан, к которой должен иметь доступ каждый работодатель, включая ИП. Такое глобальное объединение может осуществиться лишь при соответствующей программе, обеспечивающей информационную безопасность.

Заключение

Работа с трудовыми книжками требует досконального знания источников права , к которым можно обратиться в каждом конкретном случае. За каждую ошибку, допущенную произвольным отношением к вопросу, будут вменяться замечания и штрафы со стороны инспекторов ГИТ.

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника . Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

• административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
• дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
• материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по . Если это , то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по , то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии - юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее - запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка - это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по . Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

• постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
• постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
• постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают "Запись за номером таким-то недействительна", а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили , уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

Трудовые книжки и вкладыши в них - это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения . Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные - 75 лет.

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Для чего нужна трудовая книжка

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

• Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
• Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

Бланк трудовой книжки

Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек , с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)

Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

• Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
• дата рождения,
• образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
• профессия и специальность как в дипломе.

Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

Раздел «Сведения о работе»:

• сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
• графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
• графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
• графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
• графа 4 - реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

Бланк трудовой книжки , который заполняется для работников в настоящее время, действует с 2004 года, поэтому назвать его новым можно только условно. Все, что нужно знать о бланках трудовых книжек , вы найдете в этой статье.

Какие бланки трудовых книжек сейчас в ходу

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Каждый вновь поступающий на работу, имеющий в прошлом трудовой стаж, предъявляет ее работодателю в обязательном порядке. Последний продолжает фиксировать в ней все основные факты трудовой биографии сотрудника с момента приема и до увольнения. Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку на него заводит работодатель.

Важно! Новый бланк может потребоваться и для восстановления утерянной трудовой книжки.

В любом случае следует всегда строго соблюдать форму документа. ТК РФ говорит нам о том, что трудовая книжка — это документ установленного образца. За историю своего существования бланк трудовой книжки несколько раз переутверждался. В настоящее время действуют все когда-либо существовавшие версии, а именно бланки образца:

• 1938 года (утвержден постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320);
• 1975 года (утвержден постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656);
• 2003 года (утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если новый работник предъявит вам книжку старого формата, которая до сих пор не закончилась, продолжайте заполнять именно ее. Менять бланк на новый не нужно.

Последняя версия трудовой книжки: нормативная база

Итак, форма нового бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила ведения и хранения книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Вопросы их изготовления и приобретения регулируются приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Правила заполнения книжек, а также формы регистров, которые требуются для их учета, содержатся в инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Где приобрести бланки трудовых книжек

Работодатель должен всегда иметь достаточный запас бланков трудовых книжек — на случай, если придет работник, нигде ранее не трудившийся, книжка на которого еще не заводилась. Размер запаса работодатель устанавливает сам исходя из того, как часто к нему приходят такие сотрудники. Кому-то достаточно 1-2 бланков, а кому-то требуется гораздо больше, например если широко распространена практика приема на работу молодежи, только что закончившей обучение.

Обратите внимание! На оформление новой книжки у вас есть неделя с момента приема сотрудника. Если вдруг бланка под рукой не оказалось, будут возможность и время его приобрести.

Бланками трудовых книжек работодатели обеспечивают себя сами.

Официальным и единственным изготовителем бланков в стране является объединение «ГОЗНАК». Приобрести бланки непосредственно там вряд ли получится. Объединение работает через официальных распространителей, список которых можно найти на его официальном сайте (http://goznak.ru/about/faq/?sphrase_id=53640).

В свою очередь, распространители тоже не занимаются продажей книжек в розницу. Если требуется небольшое количество бланков, их можно закупить в книжных магазинах или у продавцов канцтоваров. Как правило, они распространяют бланки на законных основаниях.

Главное — убедиться в том, что вы покупаете официальный бланк, имеющий все степени защиты, серию и номер. Если есть сомнения, можно запросить у продавца документы, подтверждающие законность продажи. Не стоит приобретать книжки с рук, в ларьках и переходах. Так легко нарваться на подделку.

Возможно ли бесплатно скачать бланк трудовой книжки

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, имеющий уникальный серийный номер и соответствующую степень защиты. Она относится к защищенной полиграфической продукции, которая производится только объединением «ГОЗНАК» и распространяется с соблюдением определенных ограничений. Так что скачать бланк трудовой книжки для того, чтобы использовать его в работе, невозможно. Его можно применять только в качестве образца.

Такой образец вы найдете в нашей статье .

Неопытный кадровик может использовать скачанные бланки, чтобы потренироваться перед заполнением настоящих документов. Вот, пожалуй, и все варианты применения бланков из интернета.

Можно ли использовать бланк, который сотрудник принес сам

Так поступать не стоит. И вот почему:

• Во-первых, это нарушает требования приказа № 117н. В нем прямо указано, что обеспечение работодателей бланками трудовых может осуществляться только распространителями (юрлицами или ИП), которые отвечают требованиям «ГОЗНАКа».
• Во-вторых, при получении бланка от работника нет никаких гарантий его подлинности.

Так что оформлять нужно только заведомо законные и приобретенные в проверенном месте бланки трудовых книжек .

Важно! Стоимость бланка разрешается взимать с работника.

О налоговых последствиях выдачи работникам трудовых книжек читайте .

Итоги

Новым считается бланк трудовой книжки образца 2003 года, используемый с 2004-го. Бланки, применявшиеся ранее, в настоящий момент тоже вполне легитимны и применяются наравне с новым. Трудовая книжка относится к защищенной полиграфической продукции, имеет строгие особенности формы и четкие правила изготовления, приобретения и учета.