Трудовые проверки проходят по новым правилам: чем это грозит и как действовать? Особенности и план проверок трудовой инспекции Что проверяет инспекция по труду.

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2020, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

Государственной регистрации юрлица или ИП;
Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

Дата издания;
Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

Устав;
Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

Правила внутреннего трудового распорядка.
Коллективный договор.
Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

Инструкции по охране труда;
Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

О приме на работу;
Об увольнении;
О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

Формы расчётных листов;
Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

Трудовые книжки;
Личные карточки работников (форма Т-2);
Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
Больничные листы;
Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2020 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

Надпись — Верно; либо — Копия верна;
Должность лица, удостоверившего копию;
Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2020 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
Изучает документы по охране труда.
Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Проверяющие органы все чаще используют возможности межведомственного обмена информацией при проведении контрольных мероприятий. Так, ФНС РФ и Роструд договорились о проведении совместных проверок с целью выявления компаний, уклоняющихся от уплаты НДФЛ и страховых взносов в связи с ненадлежащим оформлением трудовых отношений с работниками, когда работодатель вместо трудового предлагает заключить гражданско-правовой договор либо вовсе не оформляет никаких документов.

Трудовая инспекция специализируется на выявлении такого рода нарушений, и теперь результатами проверки могут стать не только штрафы за нарушение трудового законодательства, но и доначисление «зарплатных» налогов.

Напомним, что проверки трудовой инспекцией могут быть плановыми и внеплановыми.

Любая компания может узнать, попала ли она в план проверок, на сайте Генпрокуратуры . Обычно план размещают в декабре текущего года на следующий год, и к такой проверке можно подготовиться.

А вот внеплановая проверка может стать полной неожиданностью. При этом наиболее распространенной причиной внеплановой проверки является жалоба работника.

На что чаще всего жалуются работники?

Не выплатили заработную плату.
Незаконно уволили.

При этом нередко с жалобой во все инстанции идет работник, который сам является нарушителем, что для работодателя становится дополнительным отягчающим обстоятельством.

Следует иметь ввиду, что с 03.10.2016 г. выплата заработной платы в размере менее МРОТ является самостоятельным основанием для проведения внеплановой проверки. Соответствующие изменения внесены в абз. 4 ч. 7 ст. 360 ТК РФ Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ.

Кстати, работник может обратиться и в прокуратуру. Тогда внеплановая проверка будет проведена по требованию прокурора (абз. 7 ч. 7 ст. 360 ТК РФ). При этом инспекция вправе выйти на проверку незамедлительно без дополнительного согласования с органами прокуратуры. Последних достаточно поставить в известность о начале проверки.

Должен ли инспектор предупредить о внеплановой проверке?

Если проверка проводится по жалобе работника, предупреждать об этом компанию запрещено (ч. 9 ст. 360 ТК РФ), в отличие, например, от плановой проверки, о которой работодатель уведомляется не менее чем за 3 рабочих дня.

В какой форме будет проведена проверка?

Инспектор может запросить соответствующие документы, и тогда это будет документарная проверка, либо прийти лично (выездная проверка).

Документарная проверка может плавно перерасти в выездную, если инспектор не смог удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в документах, предоставленных в инспекцию (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ).

Отказ работодателя представить документы либо уклонение от их представления приведет к невозможности проверить документы и также послужит основанием для назначения выездной проверки.

Можно ли проигнорировать запрос документов, который пришел по электронной почте?

Не стоит этого делать. Закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» позволяет инспектору использовать любые способы уведомления.

При документарной проверке срок для представления документов составляет 10 рабочих дней с момента получения требования (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Обратите внимание, запрос документов должен быть мотивированным.

Уклонение от представления документов может быть расценено как воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа госконтроля. За это директору грозит штраф от 5 до 10 тыс. руб., а компании от 20 до 50 тыс. руб. Ответственность за повторное нарушение еще жестче:

для директора - штраф от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация от 6 мес. до 1 года;
для компании - штраф от 50 до 100 тыс. руб.

Кроме того, как указывалось выше, не получив документы в установленный срок, инспектор вправе навестить работодателя лично на основании распоряжения о проведении выездной проверки. Отсутствие на месте руководителя компании или иного уполномоченного лица, отказ предоставить документы для проведения контроля и нежелание согласовывать с инспектором иные дату и время проверки неминуемо повлекут за собой привлечение к административной ответственности (см., например, постановление Алтайского краевого суда от 23 июня 2016 г. по делу № 4а-483/2016).

В чем особенность представления документов в рамках выездной проверки?

Для выездной проверки срок представления документов законом не установлен. Инспектор, выйдя на проверку, обязан ознакомить руководителя компании либо иное должностное лицо с приказом (распоряжением) о назначении проверки, ее целями и задачами, а также со сроками и условиям проведения (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ). При этом инспектор вправе потребовать незамедлительного представления всех документов, необходимых для осуществления контроля.

Если объем документов большой и быстро собрать их затруднительно, необходимо в письменном виде уведомить об этом инспектора и попросить дополнительное время для представления документов.

Какие документы вправе запросить инспектор в связи с жалобой работника?

Предмет проверки определяет жалоба работника. Соответственно, инспектор вправе запрашивать документы, непосредственно связанные с проверкой жалобы. Другое дело, что перечень таких документов может быть достаточно обширным.

Так, проверяя жалобу работника на невыплату заработной платы, инспектор вправе запросить в отношении этого работника:

заявление на оформление трудовых отношений;
штатное расписание;
приказ о приеме на работу;
трудовой договор;
положение об оплате труда;
положение о премировании;
заявление работника на перечисление заработной платы на счет в банке,
табели учета рабочего времени;
расчетные листки;
платежные документы на выплату заработной платы.

А если работник параллельно указывает, что с ним заключен гражданско-правовой договор вместо трудового, то инспектор также потребует сам договор и журнал регистрации договоров гражданско-правового характера. Кроме того, инспектор может попросить представить пояснения относительно причин заключения гражданско-правового договора.

Вместе с тем, документы, не относящиеся к обращению работника, инспектор требовать не вправе (см., например, решение Интинского городского суда Республики Коми от 13.10.2015 по делу № 12-81/2015).

Основными правилами государственного контроля являются недопустимость произвольного проведения мероприятий по контролю и строгое соблюдение процедуры проведения указанных мероприятий (ст. 3 Закона № 294-ФЗ). Запрет требования документов, которые не относятся к предмету проверки, следует из п. 3 ч. 1 ст. 15 Закона. Несоблюдение указанного правила признается грубым нарушением при проведении проверки, влекущим недействительность ее результатов (п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

Итог проверки, проводимой трудовой инспекцией

В случае выявления фактов нарушения трудовых прав работника результатом проверки трудовой инспекцией станет возбуждение дела об административном правонарушении и привлечение работодателя к ответственности. Работодатель также получит предписание об устранении выявленных нарушений, неисполнение которого может повлечь новую проверку и новые штрафы.

Кроме того, теперь в порядке информационного взаимодействия с налоговыми органами трудовая инспекция передаст налоговикам сведения о выявленных нарушениях и копии документов, свидетельствующих о таких нарушениях, например, доказательства необоснованного заключения с работником гражданско-правового договора и произведенных по нему выплат.

Что с этими документами будет делать налоговый орган?

Налоговый орган сможет воспользоваться полученными документами в рамках камеральной проверки при представлении организацией расчета по НДФЛ. Кроме того, с учетом передачи налоговому органу функций по администрированию страховых взносов аналогичные действия могут последовать и при проверке расчета по страховым взносам.

Установив наличие расхождений в документах, налоговый орган потребует представить пояснения в течение 5 дней или внести соответствующие исправления (п. 3 ст. 88 НК РФ).

В случае установления факта нарушения законодательства о налогах и сборах организации грозят доначисления по НДФЛ и страховым взносам.

О результатах проведенных мероприятий налоговые органы сообщат в трудовую инспекцию.

В свою очередь, если налоговики в рамках проводимых ими проверок выявят нарушения трудового законодательства, они также поделятся информацией с трудовой инспекцией.

Как минимизировать отрицательные последствия проверки трудовой инспекцией?

Идти на контакт с инспектором, идеально, если получится найти общие интересы - инспектор в первую очередь человек.
Не вступать в конфликт и тем более не грубить - кому это в принципе может понравиться?
Постараться максимально отработать запрос - инспектору нужно вынести обоснованное решение по проверке.
Представить характеристику на работника, особенно в ситуации конфликта, когда работник злоупотребляет - у инспектора должна быть общая картина, в том числе истинная причина обращения работника с жалобой.

Не исключено, что в этом случае дело закончится предупреждением, и дальше трудовой инспекции документы не уйдут.

Предстоящая проверка трудовой инспекции для каждого работодателя связана с определенными проблемами. Нет ни одной организации, где бумажная работа ведется по всем правилам и найти нарушения невозможно. Если инспекторы собрались посетить вашу компанию с плановым визитом, то есть время навести порядок в документах. Внеплановый визит по жалобе сотрудников приносит гораздо больше проблем. Разберемся, что проверяет трудовая инспекция и за что выписывает штрафы.

На что обращают внимание инспекторы во время проверок

Любая проверка направлена на соблюдение законодательных норм на конкретном предприятии. Прежде всего вам нужно привести в порядок документы. Именно они станут объектом пристального внимания проверяющих. Вам придется подготовить следующие бумаги:

кадровые;
учредительные;
бухгалтерские.

Особое внимание инспекторов привлекают трудовые договоры и книжки. Из необходимо хранить и вести по всем правилам. Например, все записи в трудовой книжке должны быть подкреплены соответствующими приказами, а также обязательно ведение учета этих документов.

Если защитники прав трудящихся прибыли на ваше предприятие из-за несчастного случая, то дополнительно вам необходимо будет поднять всю документацию, связанную с обеспечением безопасности на рабочем месте. В 2019 году особое внимание проверяющие уделяют результатам спецоценки условий труда, которая сейчас является обязательной на всех предприятиях.

Особое внимание ревизоры уделяют соблюдению законодательства в отношении иностранных граждан и льготников (инвалидов, несовершеннолетних, беременных и молодых матерей). Любые нарушения в отношении них караются особенно жестко.

Проверки: какие они бывают

Специалисты по охране труда проводят разные проверочные мероприятия:

выездные;
документарные;
плановые;
внеплановые.

При документарной проверке у работодателя изымаются все необходимые для работы ревизора бумаги. Изучает он их удаленно на своем рабочем месте. Если в документах будут найдены неточности или в их подлинности у инспектора возникнут сомнения, то проверка становится выездной. Во время нее изучается:

соблюдение правил ведения кадровой документации;
организация рабочих мест;
соответствие комплекса мер по охране труда нормам законодательства.

Плановые проверки проводятся раз в три года, чтобы узнать о визите ревизора заранее, регулярно посещайте сайт трудовой инспекции. Там публикуют списки компаний, которым нужно ждать инспекторов в течение года. Если вы заблаговременно не ознакомитесь с этим списком, то о проверке, за три дня до прихода инспекторов, придет уведомление. Сообщение о предстоящем визите проверяющих вы можете получить:

по электронной или обычной почте;
по телефону;
при помощи факса.

При документарной проверке у работодателя есть 10 дней на подготовку бумаг. Этот срок отсчитывается с момента получения мотивированного запроса.

Внеплановое посещение трудовой инспекции может быть вызвано:

постановлением правительства или президента;
окончанием срока действия предписания, требующего устранить ранее найденное нарушение;
поступлением информации о несчастном случае или нарушении законодательства;
прошением рядового сотрудника проверить условия труда на его рабочем месте;
высокой вероятностью загрязнения окружающей среды;
жалобой работника компании.

Не всегда проверку инициируют жалобы рядовых работников. Часто внеплановое посещение ревизоров связано с проблемами, найденными сотрудниками налоговой службы или внебюджетных фондов. Например, отсутствие отчислений от предприятия или большое количество ошибок в декларациях и отчетах. В этом случае внеплановая проверка может быть комплексной и участвовать в ней будут не только инспекторы от Роструда, но и ревизоры от налоговой или Пенсионного фонда.

По анонимным жалобам внеплановую выемку документов ревизоры не проводят. Однако сотрудникам компаний не стоит бояться указывать свои данные под обращением, ведь по Трудовому кодексу имя человека, который написал жалобу, не раскрывается без письменного его согласия.

О внеплановой проверке руководителя предприятия уведомляют за сутки. Только в случае причинения вреда здоровью или смертельной угрозы для человека, проверяющий может явится в компанию без промедления и уведомления.

Прием сотрудников госинспекции: как должен вести себя работодатель

Прежде всего, вам нужно удостовериться в правомерности проведения проверки. Для этого вежливо попросите у ревизоров представить следующие документы:

служебное удостоверение;
распоряжение о проведении проверочных мероприятий.

Последний документ важно оформить по всем правилам и завизировать руководителем инспекции региона или его заместителем. Если проверка внеплановая, то в распоряжении указывается причина ее проведения. Обязательно документ должен содержать фамилии ревизоров и сроки работы с документацией предприятия.

Перед тем как допустить проверяющих на территорию предприятия, руководитель имеет право созвонится с руководителем отделения Роструда и снять копии с представленных ему документов. Записать фамилии и должности инспекторов.

Сроки проведения проверок

Мы уже говорили, что в распоряжении должны быть указаны сроки, в течение которых проводится работа с документами. При плановых проверках они зависят от размера предприятия:

с микропредприятиями ревизоры работают в течение 15 часов;
с малыми – в течение 50 часов.

Если организация не относится к малому бизнесу, то работа с ее документацией может длиться до 20 суток. Такое же время инспекторы нередко проводят проверку внеплановую и документарную. Если ревизор не укладывается в сроки плановых работ, он имеет права просить продления срока на 20 дней, а у малых предприятий – на 15 часов.

Самые частые нарушения

Важно не то, что проверяет трудовая инспекция, а то, какие нарушения она находит. Наибольшая доля нарушения приходится на трудовые договоры. Практически треть предпринимателей до сих пор не устраивает сотрудников официально. Другие руководители неправильно составляют этот документ.

Еще один момент – трудовые книжки. Она должна быть заведена на каждого работника, который числится в организации более пяти рабочих дней. Исключением являются те, кто работает по совместительству. Работодатель обязан хранить трудовые книжки и вести их учет. Все записи должны быть сделаны в соответствии с приказом, под которым подписывается работник.

В каждой организации вводятся Правила внутреннего распорядка. С этим документом должны быть ознакомлены все работники, в подтверждение чему им нужно завизировать эту бумагу. На любом предприятии проводится инструктаж по охране труда и технике безопасности. Не стоит думать, что эту процедуру можно опустить для офисных работников. В 2019 году инструктаж, как и сертификация рабочих мест, должен быть проведен абсолютно на всех предприятиях. Важно, чтобы работники соблюдали правила, с которыми их ознакомят в процессе инструктажа.

Штрафы и санкции, применяемые к руководителям

Результатом проверки при найденных нарушениях становится предписание. К нему могут быть приложены следующие документы:

протоколы отбора и исследования образцов и проб окружающей среды (для производственных предприятий);
объяснения работников;
документы, объясняющие результаты проверки.

В нем перечисляются все выявленные недочеты в работе организации и описаны методы их устранения. Если работы по устранению нарушений будут проведены в кратчайшие сроки, то производство по материалам проверки будет завершено без потерь для руководителя.

За последний год Административный кодекс претерпел немало изменений. В него введены статьи, по которым руководитель предприятия несет ответственность:

Если допуск к работе выдало лицо не уполномоченное на это работодателем, то руководителю предприятия придется выплатить штраф до 20 тысяч рублей. При повторном нарушении его могут лишить права занимать руководящую должность на срок до трех лет.
До двадцати тысяч рублей придется выплатить, если трудовой договор подменен гражданско-правовым. На саму фирму выписывается штраф до 150 тысяч рублей. При этом повторное нарушение может лишить компанию двухсот тысяч, а руководителя должности на срок до трех лет.
С введением спецоценки рабочих мест отказ предприятия от ее проведения грозит штрафом до 80 тысяч рублей, а ответственному лицу необходимо будет выплатить до десяти тысяч.
Предписания Трудовой инспекции должны выполняться безоговорочно. Если организация игнорирует их, то ей придется выплатить двести тысяч. Руководителям придется расстаться с суммой до пятидесяти тысяч или лишиться возможности занимать свою должность на срок до трех лет.

Административная ответственность за нарушения Трудового кодекса теперь может наступить в течение года. Ранее срок давности был всего два месяца.

По судебному решению предприятие могут закрыть на срок до 90 суток. За это время руководителю необходимо справиться с найденными ревизорами нарушениями. Если он сделает это, допустим, за 30 суток, то впору подать прошение и возобновить работу компании.

14.08.2015 00:17

Документы для проверки трудовой инспекции

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции. В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры . Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры . Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1 . правила внутреннего трудового распорядка ;

2 . положение об оплате труда и премировании . Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1 . локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем .

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2. график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части .

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее - Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
личная карточка прохождения обучения;
журнал вводного инструктажа;
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

в трудовом договоре с работником;
в правилах внутреннего трудового распорядка;
в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки . Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников . Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени . Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание - обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

уведомления о начале отпуска;
уведомления о сокращении численности или штата работников;
уведомления о прекращении срочного трудового договора;
другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

о предоставлении или переносе отпусков;
о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
о расторжении трудового договора по инициативе работника;
другие заявление.

Спра вки ., полученные от работников:

о подтверждении беременности;
о наличии (отсутствии) судимости;
другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу "кадровый аудит".

(по данным журнала "Кадровое дело")

Полномочия трудовой инспекции закреплены в статье 356 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и в постановлении Правительства РФ №875 от 01.09.2012 г. «О федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства», а так же в Конституции РФ.

Реализацию контроля и надзора в рамках трудового законодательства призван осуществлять такой орган исполнительной власти, как федеральная инспекция труда.

Права инспектора по труду

В конченом итоге Вас будет проверять физическое лицо занимающее должность инспектора. В статье 357 ТК РФ закреплены основные права государственного инспектора по труду, а именно:

Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право:

в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей — физических лиц;
запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
направлять в суды требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным требованиям охраны труда;
составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
1. Справочно: Протокол об административном правонарушении .
выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве;
предъявлять организации, проводящей специальную оценку условий труда, обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений требований законодательства о специальной оценке условий труда.

В случае обращения профсоюзного органа , работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в суд в течение десяти дней со дня его получения работодателем или его представителем.

Плановые и не плановые проверки трудового законодательства

Статья 360 ТК РФ закрепляет правила плановых и не плановых проверок соблюдения трудового законодательства.

Плановая проверка

Плановая проверка утверждается ежегодно с обязательным уведомление проверяющего.

Не плановая проверка

Основания внеплановой проверки прописаны в ТК РФ, ими являются:

истечение срока исполнения работодателем выданного федеральной инспекцией труда предписания об устранении выявленного нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
поступление в федеральную инспекцию труда:
обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти (должностных лиц федеральной инспекции труда и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор), органов местного самоуправления, профессиональных союзов, из средств массовой информации о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со статьей 219 настоящего Кодекса;
наличие приказа (распоряжения) руководителя (заместителя руководителя) федеральной инспекции труда о проведении внеплановой проверки, изданного в соответствии с поручением Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации либо на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

Незамедлительная внеплановая проверка

Внеплановая выездная проверка по основанию, указанному в п. 3 данного блока, может быть проведена незамедлительно с извещением органа прокуратуры в порядке, установленном федеральным законом, без согласования с органами прокуратуры.

Период проверки соблюдения законодательства трудовой инспекции

Законодательство не ограничивает период, который может быть охвачен проверкой, проводимой трудовой инспекцией. Именно по этой причине в распоряжении на проведение трудовой проверки, вручаемом работодателю (его представителю) до ее начала, нет указания на проверяемый период.

Вместе с тем глубину проверки объективно ограничивают сроки хранения работодателем документов, связанных с трудовыми отношениями и кадровым обеспечением и которые необходимы проверяющим в соответствии с целями проверки. Так, например, табели (графики), журналы учета рабочего времени (кроме тяжелых, вредных и опасных условий труда), акты, предписания по технике безопасности и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении, протоколы аттестации по технике безопасности должны храниться в течение 5 лет (ст. ст. 586, 603 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Работодатель не обязан представлять документы , срок хранения которых истек. Привлечь его к ответственности за непредставление таких документов неправомерно .

Как проходит проверка трудовой инспекцией

Инспектор должен показать свое удостоверение и распоряжение или приказ о проведении проверки (плановый или внеплановый). В приказе указываются физические лица, только они имеют право проводить проверку, другим запрещено.

Какие вопросы могут задавать проверяющие

Любые вопросы касающиеся проверки. В приказе документе о проверке дожно быть указано, что именно они проверяют, при этом инспекторы не могут выходить за их рамки (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).

1 июля 2018 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 8 сентября 2017 г. № 1080, в соответствии с которым абсолютно все плановые проверки, проводимые Государственной инспекцией труда по вопросам соблюдения работодателями требований трудового законодательства, должны проводиться с применением чек-листов. До исх пор применение чек-листов было обязательным только при проверках работодателей, отнесенных к категории умеренного риска.

Что такое чек лист?

Чек-листами называется специальный перечень вопросов, на которые должно ответить руководство организации-работодателя. Иначе говоря, это списки вопросов, тем и параметров, по которым идет проверка ГИТ в соответствии с требованиями о риск-ориентированном подходе. Роструд утвердил 107 таких листов для проверки трудового законодательства еще в прошлом году. Правда, все они касаются далеко не всех организаций.

Документы с вопросами Роструда были опубликованы еще в прошлом году, их утвердил Минюст, и с ними может ознакомиться любой желающий. Проверяющие не имеют права изменять или дополнять чек-листы на свое усмотрение. Риск-ориентированный подход к проверкам Роструда по умолчанию касается всех ИП и организаций, независимо от вида деятельности и масштаба бизнеса, если у них есть наемные сотрудники. При этом при низком риске работодателя плановых проверок для него не предусмотрено.

Отсутствие чек листа у проверяющих и дополнительные вопросы

Такие действия проверяющих прямо нарушают права предпринимателей, поэтому результаты такой проверки, проведенной с нарушениями, можно отменить в судебном порядке. Правда, сколько времени и сил это может занять, неизвестно.

Время проведения проверки

В ходе проверки инспекторы вправе беспрепятственно входить в любые служебные помещения фирмы или предпринимателя (но только в свое рабочее время), истребовать документы и получать объяснения.

Если вы не пустили инспекторов

Если с предъявленными документами все в порядке, но вы не пустили инспектора на свою территорию, он может составить протокол об этом нарушении и направить его районному или мировому судье. Судья вправе оштрафовать предпринимателя или руководителя фирмы — на сумму от 2000 до 4000 руб., а других сотрудников — на сумму от 500 до 1000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Истребование документов

Перед тем как посетить фирму, инспекторы, как правило, направляют на предприятие почтой или по факсу запрос, в котором указывают, когда и где состоится проверка и какие документы им понадобятся.

Если фирма такой запрос не получила, инспектор составит его на месте за своей подписью и укажет время, когда нужно подготовить документы (по своему усмотрению). За отказ представить бумаги установлен штраф: для фирм — в размере от 3000 до 5000 руб.; для предпринимателей и должностных лиц фирмы — от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

Если вы вовремя представите необходимые документы, инспектор может к вам в офис и не прийти. Бумаги можно направить в течение 10 рабочих дней. Документы нужно представлять в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью. Оригиналы инспекторы истребовать не вправе (ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если по полученным документам у инспектора возникнут вопросы, он может потребовать, чтобы вы составили справку, письмо и т.п., содержащие сводную информацию, или дали комментарии по непонятным моментам устно. За отказ установлен такой же штраф, как и за непредставление документов.

Получение объяснений

Обнаружив нарушение (составляя протокол о нем), трудовой инспектор вправе получить объяснения от работодателя, руководителя, главного бухгалтера или начальника отдела кадров. Вы можете от объяснений отказаться. Такое право предоставлено вам ст. 51 Конституции РФ.

Однако если нарушение очевидно — например, вы не заключили с работниками трудовые договоры, — то отрицать его или отказываться от объяснений не стоит. Лучше заверьте инспектора в том, что нарушение будет исправлено, и обратите его внимание на малозначительность нарушения или смягчающие обстоятельства. Это позволит избежать штрафа или снизить его.

Имейте в виду: необязательно давать объяснения, как только инспектор их потребовал. Вы можете попросить время на обдумывание. Отсрочка позволит вам подготовиться. Письменные объяснения лучше изложить собственноручно и отдать их инспектору до рассмотрения вашего дела. Однако имейте в виду: иногда трудовые ревизоры решают вопрос о штрафе непосредственно в день составления протокола. Но вы всегда можете попросить провести заседание в удобный для вас день. При этом нужно учитывать, что рассмотрение должно быть назначено не позднее 15 дней с момента составления протокола.

Не забывайте, что, как только инспекторы выписали на вас протокол о нарушении, вы можете пригласить защитника. С этого момента опрашивать вас трудовики могут только в его присутствии. В качестве защитника может выступать адвокат или другой юрист, которому вы выдали доверенность (ст. 25.5 КоАП РФ).

Акт проверки

О том, как трудовые инспекторы должны оформить результаты проверки, рассказано в Федеральном законе от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ, Кодексе РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Административном регламенте Роструда по осуществлению федерального государственного надзора, утвержденном Приказом Минздравсоцразвития России от 21 сентября 2011 г. N 1065н.

После проверки инспекторы должны составить акт и сделать запись в журнале учета проверок.

Журнал учета оформляет сама фирма или предприниматель. Его типовая форма утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. N 141. Отсутствие журнала или ведение его не по форме является самостоятельным нарушением, о котором инспектор сделает запись в акте проверки.

В акте инспекторы указывают, что проверяли и какие нарушения обнаружили. В нем отражают и сведения о фактах выявленных нарушений трудовых прав работников. Акт составляется и в том случае, если нарушений найти не удалось. Акт составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается у инспектора, а другой вручается представителю фирмы под расписку.

Форма акта проверки соблюдения трудового законодательства приведена далее. Его форма также утверждена Приказом Минэкономразвития России N 141.

К акту должны быть приложены предписание с требованием устранить выявленные в ходе проверки нарушения и протокол об административном правонарушении, если в рамках проверки было возбуждено административное дело, а также протоколы или заключения проведенных исследований, испытаний и экспертиз, объяснения работников проверяемого лица, на которых возлагается ответственность за нарушение.

Если проверяемое лицо устранит в ходе проверки выявленное нарушение, инспектор напишет об этом в акте.

С 2019 года планируют ввести без судебное взыскание долгов по заработной плате.

Законопроект предусматривает, что инспекция имеет право принимать меры по принудительному взысканию с работодателей начисленной, но не выплаченной заработной платы, а также иных обязательных выплат, которые положены работнику по закону. Также трудовая инспекция наделяется правом в ходе проведения проверок требовать у работодателя документы, которые связаны с оплатой труда работников.

Законопроект предполагает установить следующий порядок принудительного взыскания зарплаты с работодателя. Сначала инспектор выдаст работодателю-нарушителю предписание, в котором укажет срок для выплаты зарплаты работнику. Если предписание не будет выполнено в срок, то принимается решение о его принудительном исполнении. Такое решение обладает всей силой исполнительных документов, перечень которых содержится в ФЗ «Об исполнительном производстве», и по своей сути является исполнительным листом. Для исполнения оно направляется в ФССП, которая уже принимает к работодателю меры по его принудительному исполнению, – например, может арестовать деньги на банковском счете или имущество.

Предписание можно будет обжаловать в судебном порядке в течение 10 дней с момента его получения. Вместе с тем инспекция не сможет принять решение о принудительном взыскании зарплаты, если между работником и работодателем заключено соглашение о реструктуризации задолженности по зарплате на срок до двух месяцев.